株式会社ADKアーツ様の導入事例

株式会社ADKアーツ

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ADKアーツは、CM・映像、番組制作、映画製作、グラフィック、セールスプロモーション、イベント、デジタルクリエイティブ、ダイレクトレスポンス、ポストプロダクションなど、広告・コンテンツビジネス全域にわたる企画制作機能をもつ、ADK のグループ会社です。社員 PC 内のローカルデータ保護やバックアップに課題を持っており、全社員向けに inSync を導入しました。データ保護が実現できただけでなく、出張の多い社員が不安に思っていた調子の悪い PC の交換や OS 移行時の PC の入れ替えにかかる時間やコストも劇的に改善されました。

データ保護検討の背景

ADKアーツでは、ISMS の要求事項であるパソコン内データのバックアップとコンプライアンス対策に課題を感じていました。 当初は社内ファイルサーバにデータを保存する運用にしていましたが、コンテンツ制作やイベントプロモーションのため、国内外のクライアント、ロケ先、編集スタジオ、イベント会場などに外出する社員が多く、ファイルサーバへのアップロードが充分には行われていませんでした。結果、データがユーザのパソコンにだけ保存されてしまい、データ保護や情報共有の観点で課題がありました。

「データがパソコンにしかないと、そのパソコンが壊れた時、業務に大きな支障が出てしまいます。以前パソコンの SSD が故障したことがありましたが、修理に出してもデータが戻る保証はありません。データが復旧できたとしても、日数としては1週間以上、コストが40万円ほどかかってしまいます。パソコンにしか保存されていないデータが多い場合、修理の間に作業が全てストップしてしまうリスクもあります。」(大海様)

また外出が多いことから、機器を紛失する可能性もありました。データの暗号化やリモートワイプなどの情報流出対策は行なっていましたが、データの消失対策に課題がありました。 さらに、パソコンにどのようなデータが保存されているのかなどの可視性にも課題がありました。

Box の導入

これらの課題解決のため、ADKアーツは 2016年に Box を全社員に導入しました。これにより、データの共有という課題は解決されました。ですが、依然として「データがパソコンにだけ残ってしまう」というデータ保護の観点では課題が残りました。

Box で万全なデータ保護を行うことができなかった理由としては、制作データなどの容量が大きくアップロードに時間がかかる点、手動でのアップロードになるため手間がかかってしまう点があげられました。Box Sync という自動でクラウドとパソコンを同期するサービスも検討しましたが、クラウド上のデータがそのままパソコンに同期されるため、パソコンの容量消費がネックとなりました。ADKアーツでは、動画や画像など、容量の大きいデータを扱う業務が多く発生します。そのため運用管理を徹底しないと、パソコンの容量を必要以上に圧迫し動作が重くなるなど、業務自体に支障が出るリスクがありました。

クラウドバックアップの検討

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Box はファイル共有などコラボレーションの目的で使用し、データ保護には別のソリューションを使用することにしました。海外製品のクラウドバックアップなども検討しましたが、単なるバックアップだけでなく、様々な観点からデータを保護できる inSync の導入を決定しました。

「inSync なら、パソコンだけでなく Box のデータもバックアップできます。さらに誰がどのようなデータを保持しているのかも確認できるなど、コンプライアンス対策が可能な点も大きな魅力でした。ADKアーツでは外部の脅威への対応は進んでいましたが、inSync があればガバナンスへの対応をも進めることができます。」(大海様)

inSync の導入 -低コストな全社展開

少数の社員でテスト運用を行なった後、全社展開を行いました。

「他のサービスでは、導入後に意外と設定や操作に戸惑ったりと、なかなか全社展開が進まないことがよくありました。一方 inSync では、導入や運用のコストが殆どありません。」(大海様)

ADKアーツでは MDM ツールを使っているため、ソフトウェアの配布からインストールまでを全てシステム側で行うことができます。また inSync は ADKアーツが従来から使用していた SSO ツールに対応しているため、管理者による認証情報の通知やユーザによるパスワードの入力なども一切不要です。

「バックアップを始めるためにユーザが行うべき操作は、予めインストールされた inSync クライアントソフトを開き、いつも使っている SSO ツールから inSync を選択してログインするだけです。」(稲垣様)

メールによる周知を全社員に行った結果、2日間で半数近くのユーザがバックアップを開始しました。2日間で 200人ほどのユーザが夜間に初回フルバックアップを完了させることができました。

「今まで導入した他のサービスよりも、普及スピードが速いです。メールでバックアップの始め方などを簡単に案内しただけですが、半分以上のユーザがすでに使い始めています。教育コストは殆どかかっていません。 また、ユーザからのポジティブな意見も多いです。今までユーザが手動で外付けハードディスクや Box へ行なっていたバックアップの手間が省けるだけでなく、データが常に保護されていていつでも取り出せる、という安心感があるという意見をよく聞きます。」(大海様)

inSync 導入のメリット - 「生産性」の向上

inSync を導入して、実際に大きく変わったのはユーザと IT 担当者双方の「生産性」でした。

「今まで手間がかかっていた作業、不安を感じていた作業を、短時間で効率的に行えるようになりました。 またパソコンの入れ替えや万が一の故障などの場合にも、ユーザの生産性を損なわない、という点が非常に良いです。私たちの業務は、制作データがないと仕事ができません。今までは入れ替えやパソコンの不具合のたびに、全く作業ができない、つまり何の利益も生まない時間が長時間発生していました。」(大海様)

特にパソコンの入れ替え時の作業が、inSync により劇的に改善されました。

「今までは、少し動作が遅くなった、キーボードが反応しなくなったパソコンがあっても、データの入れ替えがネックになり、あまり交換を行なっていませんでした。ユーザも自分の手間がかかるため、積極的に交換をしようとしていませんでした。」(大海様)

従来のパソコン移行の運用では、まずユーザ自身がハードディスクなどに必要なデータのバックアップを取り、その後新しいパソコンにデータを手作業で移す必要がありました。

「従来の運用だと、バックアップを取るのに1日、交換作業にさらに1日かかっていました。また、バックアップしたつもりだったけど取れておらず、データが失われてしまったということも発生していました。 戻す作業に関しても、ずっとハードディスクとパソコンをつないでいなくてはいけないため、外出や打ち合わせの度に復元をストップしなくてはならず、いつまでも移行作業が終わらないということが起こっていました。」(稲垣様)

inSync なら、継続的に必要なデータがバックアップされています。そのため、入れ替えの必要が発生したら、すぐに復元を開始することができます。また復元に関しても、まず必要なファイルを復元し、その後作業をしながら全てのファイルを復元していくことが可能です。

「システム側で行うことは、新しいパソコンのセットアップだけです。ユーザも、今まで手作業で行っていたデータの復元をほぼ自動で行うことができるので、パソコン入れ替えのハードルがぐっと下がりました。 実際に inSync でパソコンを移行したユーザからは、「ここまでデータが戻るのか」という驚きの声が多くありました。」(稲垣様)

海外出張中ユーザの不安も解消

ADKアーツには、海外へ数週間の長期出張を行う社員が多くいます。

「国外にパソコンを持ち出すことになるので、ユーザはデータの消失に大きな不安を感じていました。万が一故障などでデータが消失してしまっても、データを戻す作業は帰国後になってしまいます。そのため、出張中ずっとデータが失われたままになってしまい、業務に大きな支障が出る可能性がありました。」(大海様)

inSync を導入してからは、インターネット環境さえあればクラウドからすぐにデータを復元することができます。ユーザのデータ保護に関する不安や負担を軽減するだけでなく、業務の継続性を担保することができるようになりました。

今後の展開

現在、同社では Windows 7 から 10 へのリプレース作業を実施中です。今回、新しいパソコンへのデータ移行に inSync を活用しています。結果、OS が違っても inSync のリストア機能で正しい場所(デスクトップ・My Documents 等)に自動で戻してくれるので作業時間が大幅に軽減されました。

「従来はユーザから「どのデータをバックアップしていいかわからない」「データをバックアップし忘れたので、古いパソコンからデータを消すのを待ってほしい」など、手を動かさなくてはいけない問い合わせが多く寄せられていました。 そのために一時的に移行に関わるメンバーを増員することもありましたが、現在は inSync で継続的にバックアップできているので、こういったお問い合わせがなくなりました。」(稲垣様)

「今までは、従業員・IT チームのどちらかが作業するにせよ、会社として対象者全員のデータを移行させる作業は、手間と時間がかかるものでした。inSync のおかげでボトルネックがなくなり気持ち的にもリプレースが苦ではなくなりました。次回の PC 交換は従業員によるセルフサービスにチャレンジしようと考えてているくらいです。」(大海様)

inSync を導入することで、同社では管理の手間を軽減するだけでなく、データ移行などに伴うデータ消失のリスクを大幅に改善しました。また、今まで見ることができなかった、ユーザがどのようなデータをエンドポイントに入れているかの情報も管理可能になっています。

会社概要

株式会社ADKアーツ 会社概要
社名: 株式会社ADKアーツ
本社: 東京都港区虎ノ門1-10-5 KDX虎ノ門一丁目ビル
代表者: 鈴木 一彦
設立: 1965年9月24日
事業内容: 広告制作
HP: https://www.adk-arts.jp/index.html