昨今、「働き方改革」「テレワーク」「生産性向上」が叫ばれています。
一見関係がなさそうな「クラウドバックアップ」も、実は無関係ではありません。
クラウドバックアップがあれば、従来の IT 担当者の業務を削減することができます。
さらに、テレワークなど社外で働く社員のデータも効率的に保護することが可能です。
１. 日々の業務を削減！ – IT 担当者
テープバックアップなどのレガシーなバックアップは担当者の手作業を必要とします。テープの交換や保管場所への送付、テープの管理など、様々な業務が発生してしまいます。
一方クラウドバックアップであれば、日々必要な操作はありません。すべて自動でデータをバックアップします。平均して毎日1時間近くをバックアップ関連の作業にかけているのであれば、毎月 20時間、毎年 240時間を削減することができます。
さらにバックアップが失敗した場合のアラート通知や、日々のバックアップの状況を通知するレポートメールなどが標準装備されているサービスであれば、万が一バックアップが失敗していても、すぐに気づき、対応することが可能です。毎日 IT 担当者がサーバに直接状況を見に行く必要などはありません。
２. 万が一の際も迅速に復元 – IT 担当者
万が一サーバやパソコンが故障した場合も、クラウドバックアップであれば IT 担当者の工数を最小限に抑えられます。バックアップを取っていなければ、データの復旧作業は 1昼夜以上かけても完了しない可能性があります。バックアップを取っていても、テープなど必要な技術や機器が必要な場合、作業だけで半日以上かかる可能性があるだけでなく、外部の企業の支援や追加の費用が必要な可能性もあります。
また、障害があったサーバやパソコンが他拠点など遠方にある場合、倍以上の工数がかかってしまいます。
クラウドバックアップの場合、Web 管理コンソールから数クリックで復元が可能です。同じ社内のサーバでも、遠隔地でも、物理でも仮想サーバでも同じ操作感で復旧を行うことが可能です。
3. テレワーク社員のデータも保護
クラウドバックアップであれば、デバイスがどこにあってもデータを継続的に保護することができます。自動で通信を暗号化するクラウドバックアップであれば、仮にユーザが社外で脆弱な Wi-Fi を使用してしまっても、バックアップデータの安全性は担保することが可能です。
パソコンのデータをファイルサーバにアップロードする運用にしている、あるいは外付け HDD にバックアップさせるようにしている場合、テレワークやリモートワークの社員のデータを継続的に保護できない可能性があるだけでなく、さらなるリスクを誘発する恐れがあります。
前者の場合、社外から VPN につなぐと動作が遅くなるなどの理由から、全くアップロードしない可能性もあります。仮にこまめにアップロードしていたとしても、ユーザの生産性が犠牲になっている可能性があります。そうなれば、そもそもの「働き方改革」の目的が本末転倒になります。
なおテレワーク社員でなくても、「パソコンのデータは残さない」運用のはずが、実際にはパソコンにデータがあり、しかもそれを盗まれたケースが多発しています（参照：当ブログ「パソコンの紛失・盗難対策は企業に必須？ – 「データは入れないルール」では守りきれない実態」）。
また後者の HDD の場合、社外でパソコンと外付け HDD の両方を盗まれ、情報流出が起こる危険性もあります。特にパソコンとは違い、IT 担当者による管理や暗号化が徹底させづらい外付け HDD が盗まれてしまえば、情報流出の危険性は格段に高まります。
4. 一歩先をゆく、社外ユーザの保護とは
テレワーク社員のデータ保護は、今後企業の課題になる可能性があります。従来のユーザ任せではなく、IT 担当者による集中管理が可能な仕組みが不可欠です。その場合は、下記のポイントを抑える必要があります。
・企業が保護したいデータを確実に保護できる
バックアップ対象の選択やバックアップ頻度を、ユーザ任せではなく、ある程度管理者が決定できることが重要です。営業部はデスクトップとオフィス系のファイルは必須、デザイナーは Illlustrator や画像のバックアップは必須、というように細かい設定ができると、より取りこぼしも無駄もないバックアップ体制の構築が実現できます。
・盗難、紛失にも対応を
盗難があった際は、該当 PC にどのようなデータが保存されていたかを瞬時に把握し、影響範囲を特定することが重要です。また、該当 PC 内に保存されているデータを遠隔から削除し、情報流出を未然に防ぐ仕組みも求められています。
特に GDPR などの厳しいデータ規則を遵守する必要がある企業、団体には、この仕組みは不可欠です。
・ユーザ自身が復元できる / 遠隔で管理者が復元できる
データの誤削除や上書きが発生した場合、ユーザが自分で復元できる仕組みがあると、IT 管理者とユーザの手間が大幅に省けます。また、業務を止める必要がないことから、両者の生産性も大きく向上します。
企業のセキュリティポリシーによって、特定のユーザにはデータを復元させたくない場合は、IT 管理者が遠隔からユーザの PC にデータを復元できるオプションがあると良いでしょう。セキュリティも効率性も、犠牲にしません。
ユーザによって、上記を使い分けられる単一のソリューションがあると、より柔軟な働き方の実現と強固なデータ保護を実現できます。
・バックアップに使いたくないネットワークを自由に選択できる
社外で仕事をする際、モバイル Wi-Fi やテザリングを使用する場合があります。その時、なるべく使用量を抑えるため、バックアップには使いたくない、という要望が出てくる可能性があります。そのようなユーザや企業の要望に柔軟に応えることができることが望ましいです。
・あらゆる OS に対応している
働き方や部署により、Mac や Windows をユーザが自由に選択できる企業が増えています。その全てを、同じバックアップツールで保護できることが望ましいです。別々のツールを用いることで倍の教育コストと管理コストがかかる可能性があります。
上記でご説明した機能は、下記のサーバ特化型バックアップ Phoenix と、エンドポイント特化型バックアップ inSync で可能です。
またそのほかの疑問や懸念は、1500 社以上のクラウドバックアップをサポートしている弊社にお問い合わせください。
