Windows7 のサポートが 2020年に迫り、企業は対応を迫られています。
ただ OS をアップデートするだけではなく、パソコンごと新しいものに変える企業が多いのではないでしょうか。
その際のデータ移行は、企業にとって大きなリスクと課題をはらんでいます。
１. データ移行に潜む課題
データ移行は、IT 部門の負荷は言うまでもなく、ユーザの生産性にも影響する可能性があります。
IT 部門はユーザの「どのデータを移行したらいいか分からない」「大事なファイルが移行できてなかった」「セキュリティ設定の変え方が分からない」などの膨大な問い合わせに対応しなくてはいけません。
また、数十台、数百台の移行が今どのような状況で進んでいるかなども確認する必要があります。
ユーザにしても、「移行中全く作業ができない」「外出の度に外付け HDD を外さなくてはならず、移行が進まない」「ファイルだけ移行したが、メール設定など1からやらなくてはならない」など、業務の進行に大きな影響が出てしまいます。
これらの懸念は、一度 IT 部門がパソコンを回収し、移行作業を行なった後、ユーザへ返却する…といった手順を行う場合も、外付け HDD を使ってユーザ自身に移行をしてもらうという場合も、払拭されるものではありません。
会社全体としては、人的コストの浪費が大きな課題となります。また、移行中に大切なデータが損失するリスクも孕んでいます。
リモートワークの社員や出張が多い社員、IT 部門がいない事業所を抱える企業の場合、この人的コストの浪費とリスクは更に大きな課題となるでしょう。
２. 企業に求められるデータ移行
大切なポイントは下記です。
・IT 部門の手間が少ない
・ユーザが仕事をできない時間を軽減する
・リモートワークの社員や多事業所の社員まで包括できる
・データの損失リスクを抑える
2-1. IT 部門の手間が少ない
IT 部門の手間を減らすためには、「膨大な数の移行の管理をしやすくする」「ユーザからの問い合わせを軽減する」「自動化する」この 3点が特に重要です。
例えば、誰はすでに Windows10 に移行していて、誰はまだ Windows7 なのかを Web から見ることができたら、非常に作業が楽になります。一々ユーザにメールなどで進捗を確認する必要はありません。
またユーザからの問い合わせを軽減するためには、移行対象のデータをあらかじめ管理者が設定できることが重要です。そうすることによって、データの抜け漏れを防ぐことができます。更に、ユーザが操作する画面は極力シンプルであることが求められます。
最後に、移行のためにデータを古いパソコンから吸い上げる作業、またデータを戻す作業を、極力人の手を介さずに行うことが重要です。例えばドラッグ&ドロップでファイルを1つ1つ戻していく…という作業は、ミスの元となる上に、ユーザが後回しにしがちです。後回しにされると、IT 部門自身で行うか、移行が遅々として進まない、という結果になります。
2-2. ユーザが仕事をできない時間を軽減する
このためには、「作業をしながら移行をする」と言うことが重要です。
例えば、古いパソコンで作業をしながら、新しいパソコンへシステム情報や作業に欠かせないデータを復元し、それが終わった後、新しいパソコンで作業をしながら、残りのデータを復元する…といった柔軟性が求められます。
もちろん、外出や出張が上記のプロセスを中断することもないようにするべきです。
2-3. リモートワークの社員や多事業所の社員まで包括できる
これは、前述の「Web での管理」や「作業しながらの移行」が実現できれば、自ずと可能になります。
なお避けるべきは、外付け HDD など物理媒体を介する方法や、一度パソコンを輸送してもらう…といった煩雑な手順を踏むものです。前者の場合、データの抜け漏れがあった場合、何度も往復しなくてはいけません。また後者の場合、その間のユーザの作業は全てストップしてしまいます。
ビジネスのスピードが上がっている現在、これらの方法は適切ではありません。
2-4. データの損失リスクを抑える
これを行うためには、継続的なバックアップを古いパソコン、新しいパソコン両方に行うべきです。
この時、やはり可能であれば「会社として守るべきデータ」は、IT 部門が決めうちでバックアップ対象に設定しておくことが望ましいです。
３. inSync が可能にするデータ移行
すでに多くの国内企業が、Windows7 からの乗り換えに inSync を利用しています。
ある企業では、従来、IT チームは移行作業に専念しなくてはならない上に、ユーザからの問い合わせに対応するために増員までしなくてはならなかったのが、inSync を使うことで、別のプロジェクトを動かしながら、かつ増員も不要、という体制を作ることができました。
inSync はクラウドバックアップソリューションです。
パソコンにソフトウェアをインストール後、バックアップスケジュールや対象などは全て管理者が決めることができます。
部署ごとに対象やスケジュールを分けることも可能なため、柔軟なバックアップ体制を構築できます。
さらにグローバル重複排除で、パソコンをまたいで重複したデータをバックアップ対象から外すため、数百台のパソコンのバックアップも帯域を気にせず行うことが可能です。
また、ファイルだけでなく Microsoft Office のフォント設定や Outlook のメール設定、ブラウザのセキュリティ設定やお気に入り、履歴などもバックアップ可能なため、ユーザや IT 部門が再設定する手間は不要です。
復元はユーザ自身が数クリックで行うことができるため、IT 担当者がいない事業所のユーザも簡単にデータを復元できます。
